IDC-Studie zu Mobile Content Management

Deutsche Unternehmen nutzen File Sharing und Synchronisationslösungen, präferieren dabei die Private Cloud und wollen Sicherheitsbedenken adressiert wissen. Deutsche Unternehmen bevorzugen Datenzentren in Deutschland, wollen Zertifizierungen ihrer Lösungen und Inhalte aus der Private Cloud, stehen aber anderen Bereitstellungsmodellen offen gegenüber. Die Sicherheit der Daten – vor allem die Forderung nach Datenzentren in Deutschland und TÜV- oder ISO-zertifizierte File Sharing und Synchronisationslösungen sind mit Abstand die wichtigsten Faktoren bei der Überlegung, Daten zentral abzulegen und zu bearbeiten, so das Fazit der aktuellen IDC Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2014“.

 

IDC hat im Dezember 2013 im Rahmen der Studie „Mobile Content Management in Deutschland 2014“ hierzulande 238 Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitern zu ihren Plänen bezüglich File Sharing und Synchronisationslösungen befragt. Dabei teilte sich die Stichprobe auf 118 IT-Entscheider und 120 Business Entscheider aus den verschiedenen Fachbereichen auf. Ziel der Befragung war es, die aktuellen Trends und Pläne in Bezug auf File Sharing und Synchronisationslösungen zu ermitteln.

 

Mehr als die Hälfte der befragten Firmen und Organisationen nutzt partiell bereits File Sharing und Synchronisationslösungen in der ein oder anderen Form, um Daten und Dateien mit Kollegen und Kunden zu teilen oder auf verschiedenen Endgeräten zu synchronisieren. Hierbei sind auch die Mitarbeiter berücksichtigt, die zu diesem Zweck Lösungen aus dem privaten Umfeld nutzen. In der Befragung gaben immerhin noch fast ein Viertel der Unternehmen an, dass sie zwar File Sharing und Synchronisationslösungen nutzen – dies allerdings ohne das Wissen der IT-Abteilung. Eine im Hinblick auf die Informationssicherheit nicht unkritische Entwicklung, denn durch diese Form der Schatten-IT verliert das Unternehmen jede Kontrolle über seine Daten. Eine ganzheitliche Enterprise Lösung, die auch von der IT unterstützt wird, wird derzeit von nur 23% der befragten Firmen eingesetzt, der Anteil wird aber innerhalb der nächsten 12 Monate auf 42% ansteigen.

 

Ein Großteil der Unternehmen ist nach eigenem Bekunden verstärkt an einer ganzheitlichen Mobility-Strategie interessiert. Das Thema Mobilität und mobile Mitarbeiter, aber auch Consumerization der Endgeräte – also BYOD – stellt für viele IT-Abteilungen eine große Herausforderung dar. Die Firmen haben erkannt, dass sie Mobilität nicht mehr ignorieren können, sondern pro-aktiv und strategisch angehen müssen. Mobile Device Management, Mobile Applications Managment, Mobile Security und natürlich Mobile Content Management mit den dazugehörigen File Sharing und Synchronisationslösungen sind die Bestandteile.

 

Mobile Content Management ist hierbei besonders wichtig, um den Mitarbeitern zum einen auf der Dokumentenebene einen mobilen und zugleich sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten zu geben und zum anderen, um Collaboration zu ermöglichen.

 

Derzeit tauschen noch drei Viertel der Befragten ihre Dokumente per Email untereinander aus. Das größte Sicherheitsrisiko im Unternehmen ist das unkontrollierte Verschicken von Daten und Dokumenten, ohne zu wissen, was außerhalb des Firmennetzwerks damit geschieht. File Sharing und Synchronisationslösungen sind eine sinnvolle Alternative, müssen aber zwingend auf Enterprise-Level implementiert werden, um sicherzustellen, dass jede Bearbeitung oder Weiterleitung eines Dokuments nachvollziehbar ist.

 

Im Rahmen der Befragung wurde deutlich, dass die Datenskandale der letzten Monate, wie etwa das Bekanntwerden der NSA-Affäre, die Unternehmen verunsichert haben. Sicherheit der Daten – vor allem die Forderung nach Datenzentren in Deutschland und TÜV- oder ISO zertifizierte File Sharing und Synchronisationslösungen sind mit Abstand die wichtigsten Faktoren bei der Überlegung, Daten zentral abzulegen und zu bearbeiten.

 

Fragt man nach den Sicherheitsbedenken hinsichtlich File Sharing und Synchronisationslösungen aus der Cloud, erklärten lediglich 5% der befragten Unternehmen, dass sie diese Bezugsart für sehr sicher halten und generell keine Bedenken haben. Bei einem Großteil der Unternehmen herrscht aktuell eine gewisse Verunsicherung hinsichtlich möglichen Missbrauchs der Daten, Kontrollverlust oder sogar Datendiebstahl. „Trotz der Vorbehalte in Bezug auf Sicherheit ist die Akzeptanz der verschiedenen Cloud- Bereitstellungsmodelle auf Anwenderseite insgesamt aber sehr hoch, und zwar sowohl auf IT- als auch auf Fachabteilungsebene“, sagt Ariane Mackenzie, Research Manager bei IDC. „Vor allem die Private Cloud liegt aktuell in der Gunst der Befragten eindeutig vorne. Um das grundsätzliche Vertrauen bei den Anwendern wiederzugewinnen, müssen die Anbieter von Lösungen in diesem Umfeld genau diese Sicherheitsbedenken adressieren.“ Nach Einschätzung von IDC ist die generelle Bereitschaft, Daten in der Cloud zu bearbeiten also durchaus vorhanden, die Hürde „Angst vor Datenklau und Datenmissbrauch“ muss allerdings noch entsprechend adressiert werden. Hier sind die Lösungsanbieter gefragt. Die meisten Unternehmen haben File Sharing und Synchronisationslösungen aus der Cloud auf dem Radar, lediglich 2% der befragten Unternehmen haben sich mit diesem Thema noch nicht auseinandergesetzt.

 

Erfolgsfaktor für Mobile Content Management ist die Einbindung in die gesamte Mobility-Strategie. IT und Fachabteilungen müssen Hand in Hand miteinander arbeiten, um Sicherheit der Unternehmensdaten und gleichzeitig Produktivität der Anwender zusammenzubringen. Die Befragung hat interessanterweise gezeigt, dass IT und Fachbereiche trotz der oftmals Frage: Was sind Ihrer Meinung nach die drei größten Sicherheitsprobleme bei File Sharing und Synchronisationslösungen

 

Trotz der unterschiedlichen Blickwinkel und Sprachbarrieren bei anderen Herausforderungen sich bei diesen Thema weitestgehend einig sind – allen Beteiligten ist die Notwendigkeit einer unternehmensübergreifenden Lösung bewusst und alle verfolgen die gleichen Ziele. Mit File Sharing und Synchronisationslösungen wollen die befragten deutschen Unternehmen die Datensicherheit und das Datenmanagement verbessern. Steigende Mobilität und wachsende Zahl der Mitarbeiter, die in virtuellen Teams arbeiten, fordern ein ganzheitliches System, das das Bearbeiten und Teilen von Dokumenten und Daten sicher und unkompliziert ermöglicht.

 

Die Anwender und hier vor allem die IT Manager sind sich der Tatsache bewusst, dass File Sharing und Synchronisationslösungen unerlässlich sind, wenn die Sicherheit der Firmendaten gewährleistet werden soll. Den IT-Verantwortlichen ist es durchaus bewusst, dass die Mitarbeiter selbstständig Lösungen aus dem privaten Umfeld implementieren werden, wenn sie nicht eine passende Enterprise-Lösung einführen. Grundsätzlich stehen die befragten Unternehmen Cloud-Services als Bereitstellungsmodell positiv gegenüber und suchen nach der Lösung, die am besten in die Unternehmenskultur passt.

 

Anbieter sollten ihr Angebot kritisch auf die kommunizierten Sicherheitsstandards verlassen sich eindeutig eher auf die Erfahrungswerte anderer Unternehmen und schenken einer Case Study mehr Glauben, als dem Vertriebspersonal eines Lösungsanbieters.

 

Beate Obermann 2014

Fritz Gerlich
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